EVITAR ERROR AL INGRESAR NOTAS

Por experiencia muchas veces involuntariamente se comete el error al escribir las notas y los notas finales se alteran, unas veces es visible cuando la nota final es más de 20 (PROM FINAL 26), pero otras no percibimos el error (PROM FINAL 18).

Para evitar este posible error realizaremos esta operación antes de ingresar notas.

• Sombreamos las tres columnas donde se debe ingresar notas (PROM1, PROM2 y PROM3).
• Ir a Datos/Validación de datos/Validación de datos/Configuración.
• Seleccionar en Permitir: Número entero
• Seleccionar en Datos: entre
• Escribe en Mínimo: 0 y en Máximo: 20
• Aceptar

• Luego ir a la pestaña Mensaje de error y escribir en Titulo: HAY UN ERROR y en Mensaje de error: LAS NOTAS SON DE 0 a 20
• Aceptar.

Ahora prueba poniendo una nota más alta que 20 y te saldrá una advertencia

BLOQUEAR CELDAS 1

En este caso bloquearemos casi toda la Hoja3 dejando solo libre las celdas para el ingreso de notas parciales.
VENTAJAS:

• Solo puede ingresar notas en las celdas libres
• Protege las listas y la columna con formulas (Nota Final).

DESVENTAJA:

• Querer modificar y no recordar la contraseña.

Como lo hacemos:
Seleccionar las celdas que quedaran desbloqueadas.
Ir a Inicio/Formato/Formato de celdas/Proteger y quitar el sheck a Bloqueada y Aceptar.

Ir a Revisar/Proteger hoja y solo dejar el sheck Seleccionar celdas desbloqueadas.

Poner contraseña Aceptar volver a poner contraseña y Aceptar nuevamente y listo.

NOTA MÍNIMA 05

En la institución que laboro nos dicen que la nota mínima es 05 siendo nuestra calificación vigesimal, pero como hacemos con el promedio de un alumno que no tiene nota alguna o menos. En el ejemplo tenemos un alumno con nota final 00 y otro 04.

Ahora debemos crear una fórmula que se cumpla para todos los casos:

1. Si no hay alumno el resultado sea vacío.
2. Promedie con las 3 notas.
3. Que la nota mínima sea 05, esto quiere decir que si un alumno tiene nota final menos de 05 en la formula de la figura anterior (00 y 04) se modifique.

 Solución: 

Variamos la formula a =SI(B3="","",SI(SUMA(C3:E3)/3<5,5,SUMA(C3:E3)) en donde si el resultado de SUMA(C3:E3)/3 es menor que 5 nos de 5 y si es mayor o igual sea SUMA(C3:E3), con esto logramos la NOTA MÍNIMA 05

CUIDADO AL USAR FUNCIÓN PROMEDIO 3

En el artículo anterior habíamos visto que para el uso adecuado de la función PROMEDIO debía estar todas las notas llenas, pero en caso tengamos muchos alumnos y que remos considerar la nota vacía como 0 entonces tenemos otra opción que es el uso de esta fórmula =SI(B3="","",SUMA(C3:D3)/3) con esto evitamos que no se considere al vació con valor 0 y con la condición B3="" y su afirmación evitar el error #¡DIV/0!.

CUIDADO AL USAR FUNCIÓN PROMEDIO 2

Cuando tenemos notas parciales y queremos promediar lo más lógico es usar la función PROMEDIO pero para usarla hay tener presente lo siguiente.

1. Si una nota parcial esta en blanco la función no la toma en cuenta y promedia con las notas existentes. El problema es que si tengo Nota1 06, Nota2 en blanco y Nota3 16 la función PROMEDIO saca como resultado 11 y no 07. Solución es poner cero, no dejar la casilla vacía.
2. Al arrastrar la fórmula se genera el error #¡DIV/0!. Este error se genera cuando no hay nota alguna en la fila, entonces la solución es llenar las notas.
3. Si tengo un formato para 17 alumnos y solo tengo 10 la columna de resultado debería estar vacía en las filas sin alumno (sin errores). Solución es poner una condición en la fórmula =SI(B3="","",PROMEDIO(C3:E3)) que significa, si nombre esta vacío da resultado vació, caso contrario PROMEDIO(C3:E3).

PONER PUESTOS SEGÚN NOTAS

Este tema es algo complejo, muchos recurren a utilizar el Filtro pero el listado de puestos lo vez pero no se puede usar inmediatamente. Existe otra forma más eficiente y menos compleja que es utilizando la función JERARQUÍA , a continuación paso a detallar el uso.

1. Requiere la celda con la nota a buscar puesto. D4 en el ejemplo
2. El rango donde se encuentran las notas, Debe estar en forma relativa usando la tecla F4. D$4:D$23 en el ejemplo.
3. Se usa 0 si se quiere los puestos en forma descendente, es decir la nota más alta es el primer puesto y usar 1 si la nota más alta es el ultimo puesto. En el ejemplo uso 0 porque la nota mas alta es el primer puesto.

Al terminar de escribir la fórmula la arrastramos hacia abajo y listo.

 El resultado son números que nos informa los puestos segun las notas, pero para que aparezca "°" al costado del numero seleccionamos los puestos (de columna E)y hacemos click en este orden: Formato/Formato de celdas/Número/Personalizada y en Tipo: que este 0 y escribimos al costado "°"

CUIDADO AL USAR FUNCIÓN PROMEDIO 1

Si usas la función PROMEDIO con notas el resultado será un redondeo al igual que cuando reduces decimales manualmente, si trabajas con un solo promedio no hay problema, pero si trabajas con varios promedios parciales puede ocurrir lo que vez a continuación.

Del promedio en PROM1, PROM2 , PROM3 y PROM4 sale el FINAL:=PROMEDIO(F2,J2,N2,R2) y el resultado es el que ven. Se dan cuenta que hay un grave error las notas 11,11,10,11 debe dar como FINAL 11 no 10. ¿Porque sucede?: Los parciales que ven son en realidad 10.66,10.66,9.66,10.66 y como tales son tomados en cuenta por la formula =PROMEDIO(F2,J2,N2,R2).

SOLUCIÓN:

Utilizar la función REDONDEAR, así las nuevas formulas serian =REDONDEAR(PROMEDIO(C2:E2),0)
se antepone REDONDEAR dentro PROMEDIO y 0 para que no considere decimales. De esta forma lo que vemos en PROM1, PROM2 , PROM3 y PROM4 son los números con que trabajara EXCEL.